Stiftelsesdokument for Folldalsheia Veilag.
11.11.2009 ble det avholdt stiftelsesmøte.
Til stede som stiftere var:
Geir Inge Imsland
Ina Dyrkolbotn
Geir Jørgensen
Sandra Flesland
Artur Ramsvik
Trung Nguxen
Thor Nybøe
Svein Bessesen
Gøran Moen
Mari Buue Andersen
Tore Nyhammer
Veilagets navn er: Folldalsheia Veilag og ble stiftet 11.11.2009
Formål
Veilaget skal stå for den daglige driften av Folldalsheia 4a-46c. Veilaget skal sørge for at veien er i forsvarlig og brukelig stand. Veilaget skal blant annet sørge for vedlikehold, brøyting og nødvendig utbedring av veien. Veilaget skal også kreve inn kontingent og eventuelle avgifter til dekning av veilagets utgifter.
§ 2 Medlemskap
Medlemmer av veilaget er eiendommer langs veien. Medlemskapet følger eiendommen og kan ikke skilles fra denne.
Dersom en eiendom blir delt og den fradelte parsellen sokner til veien, har denne rett og plikt til å bli med i veilaget. Som nye medlemmer kan etter søknad tas opp andre eiendommer i området og andre som veilaget er interessert i å ha som medlemmer. Søknad sendes veilagets styre. Nytt medlem etter dette ledd må godkjennes av veilagets årsmøte.
§ 3 Regnskaps- og arbeidsår
Regnskaps- og arbeidsåret i veilaget følger kalenderåret.
§ 4 Ordinært årsmøte
Årsmøtet er veilagets overordnede organ.
Ordinært årsmøte skal avholdes innen utgangen av mars hvert år. Bare medlemmer har stemmerett på årsmøtet. Husstandsmedlemmer i eiendommene har møte- og uttalerett, men ikke stemmerett. Andre har ikke møterett. Medlemmene kan være representert ved fullmektig med skriftlig fullmakt.
Årsmøtet er vedtaksdyktig når mer enn 30% av medlemmene er til stede eller representert ved fullmakt."
Årsmøtet skal treffe beslutning i følgende saker:
Velge ordstyrer
Velge protokollførere
Godkjenne innkallingen, fullmakter og saksliste
Velge to personer som sammen med styrets leder skal skrive under protokollen
Behandle årsmeldingen fra styret
Behandle revidert regnskap, og budsjettforslag
Behandle arbeidsplan
Fastsette kontingentens størrelse samt eventuelle andre avgifter
Behandle innkomne saker
Velge styreleder
Velge styremedlemmer og vararepresentanter som står på valg
Velge en revisor med vararepresentant for to år. Etter første året er den ene på valg etter loddtrekning.
Velge to medlemmer og en varamedlem til valgnemd for 2 år. Hvis det er behov for det, kan valgnemd suppleres med medlemmer fra styret.
Andre saker som er nevnt i innkallingen
Det skal føres protokoll for årsmøtet. Protokollen skal underskrives av styrelederen og to av medlemmene som er valgt på møtet.
§ 5 Ekstraordinært årsmøte
Ekstraordinært årsmøte skal holdes når styret eller representanter for mer enn 1/3 av medlemmene, krever det.
Unntatt kravet til hvilke saker som skal behandles, gjelder reglene om ordinært årsmøte tilsvarende så langt de passer.
§ 6 Avstemming
For andre beslutninger enn vedtektsendringer treffer årsmøtet beslutning med alminnelig flertall av de fremmøtte. Hvert medlem har en stemme. Stemmelikhet avgjøres ved loddtrekning.
Avstemming skal skje skriftlig dersom en av de fremmøtte medlemmene krever det. Ved skriftlige valg anses blanke stemmer som ikke avgitte stemmer.
§ 7 Innkalling til årsmøte
Årsmøtet kalles inn av styret. Innkallingen skal være skriftlig og sendt til medlemmene senest to uker før årsmøtet. Sakslisten skal gå frem av innkallingen. Årsmøtet kan ikke treffe bindende beslutninger i saker som ikke er nevnt i innkallingen.
Ved vedtektsendring skal hovedinnholdet i den nye vedtekten gjengis i innkallingen.
Forvarsel om årsmøtet, med årsmøtedato og frist for forslag til saker, sendes veilagets medlemmer senest 8 uker før årsmøtet. Fristen for forslag bestemmes av styret, men skal være tidligst 5 uker før årsmøtet. Forslag til saker som skal behandles i årsmøtet må fremmes skriftlig.
§ 8 Styret
Årsmøtet skal velge et styre for veilaget.
§ 9 Styrets sammensetning
Styret skal ha tre medlemmer og én vararepresentant. Årsmøtet velger styreleder. Styret velger selv blant sine medlemmer kasserer og sekretær.
Styreleder står til valg hvert år. De øvrige styremedlemmene blir valgt for to år av gangen.
§ 10 Styrets oppgaver
Etter retningslinjer gitt av årsmøtet skal styret:
Forberede, kalle inn til og arrangere årsmøte
Sørge for ordnet regnskap og revisjon
Utarbeide forslag til budsjett for veilaget
Utarbeide forslag til arbeidsplan for veilaget
Lede driften av veiene, herunder sette bort arbeid, føre tilsyn med arbeid mv. i overensstemmelse med vedtektene, vedtak på årsmøte og godkjent budsjett og arbeidsplan
Sette i gang mindre arbeid som må gjøres for å hindre eller reparere skader på veiene
Gjøre mindre innkjøp av utstyr eller verktøy som er nødvendig for gjennomføringen av styrets oppgaver
Avgjøre spørsmål fra andre personer, foreninger mv. om bruk av veien
Kreve innbetaling av kontingent og eventuelle avgifter
Sette i verk misligholdssanksjoner etter vedtektene § 16
Gjennomføre andre saker som årsmøtet pålegger styret
Det skal føres protokoll fra styremøtene. Protokollen skal underskrives av minst to av styrets medlemmer. Protokollen skal være tilgjengelig for alle medlemmer i veilaget.
§ 11 Avstemming i styret
Styret er vedtaksdyktig når minst tre av styrets medlemmer er til stede.
Styret treffer beslutninger med alminnelig flertall. Ved økonomiske beslutninger må kasserer være til stede.
§ 12 Styrelederens kompetanse
Styrelederen kan treffe beslutning alene i saker av mindre betydning eller saker som må behandles raskt. Styrelederen skal informere resten av styret om slike avgjørelser i første styremøte.
Årsmøtet kan gi styrelederen fullmakt til å treffe avgjørelser eller til å binde veilaget overfor tredjemenn.
§ 13 Kontingent
Hvert medlem er pliktig å betale kontingent til veilagets konto.
Kontingentens størrelse fastsettes på årsmøte. Kontingentens størrelse fastsettes på bakgrunn av påløpte og fremtidige utgifter veilaget har hatt eller vil ha til forvaltning av veiene, herunder ekstraordinært vedlikehold, utbedringer el.l. og til administrasjon av veilaget.
Medlemmer som ikke bruker veiene eller som av andre grunner ikke har grunn til å betale full kontingent til veilaget, kan søke styret om reduksjon eller fritak fra betalingsplikten. Søknad behandles og avgjøres av styret. Reduksjon og fritak kan maksimalt gis for to år av gangen. Dersom det er saklig grunn til det, for eksempel at medlemmet har tatt i bruk veien, kan styret oppheve reduksjonen eller fritaket før dispensasjonsperioden er utløpt.
§ 14 Særavgift for ekstraordinær bruk av veiene
Dersom et medlem har behov for å bruke veiene i strid med vedtektene eller i strid med pålegg fra årsmøte eller fra styre, kan styret gi dispensasjon til slikt bruk mot en særlig avgift.
§ 15 Dugnadsplikt
Medlemmene er pliktig å delta på dugnader som styret innkaller til. Slik innkalling må være sendt til medlemmene senest to uker før dugnaden skal skje.
Medlemmer som ikke møter opp på dugnad og som ikke har fått fraværet godkjent av styret på forhånd, plikter å betale kr 250,- til veilaget.
§ 16 Sanksjoner ved medlemmers mislighold
For det tilfelle at noen av veilagets medlemmer misligholder lagets vedtekter eller pålegg fra årsmøtet eller styre, for eksempel ved ikke å betale kontingent, kan styret iverksette misligholdssanksjoner.
Styret kan blant annet nekte medlemmet bruk av veiene og/eller gi medlemmet bot.
§ 17 Ansvar for skader på veiene
Medlemmer og andre som bruker veiene og som ikke holder seg til vedtektene eller retter seg etter pålegg fra årsmøtet eller styret, er personlig ansvarlige for skader de slik påfører veiene.
Dersom slike skader ikke blir tilfredsstillende utbedret innen rimelig tid eller innen en frist som er gitt av styret, kan styret sørge for utført utbedring for medlemmets/brukerens regning.
§ 18 Utmelding
Det er ikke adgang til å melde seg ut av veilaget.
§ 19 Endringer i vedtektene
Årsmøtet kan endre disse vedtektene ved 2/3 flertall av de fremmøtte.
Alle omkostninger i forbindelse med stifteren skal dekkes av Folldalsheia Veilag, herunder registrering, kjøp av protokoll, m.m.
Som møteleder ble valgt: Tore Nyhammer
Utpekt til å underskrive protokoll: Ina Dyrkolbotn
Stiftelsesdokumentet ble fremlagt. Det kom ikke forslag om endringer i vedtektene. Veilaget ble så besluttet stiftet. Man gikk deretter over til valg av styre.
Som styrets leder ble valgt: Tore Nyhammer
Som styrets medlemmer ble valgt:
- Formann Tore Nyhammer
- Styremedlem Svein Bessesen
- Styremedlem Geir Inge Imsland
- Kasserer Ina Dyrkolbotn
Folldalsheia Veilag ble erklært konstituert og møtet hevet.
